あなたが一生食べるのに困らない秘書になる方法

あなたが秘書的な業務をこなしていたり、誰かに師事してその人をサポートするような業務についているとしたら、どういったことに注意をして仕事を進めていけば良いか?について書いてみました。

誰かをサポートする仕事において最も重要なことは?

こういった仕事をする場合、どうしてもスキル面に注目しがちなのですが、仕事をお願いする側としては、実はスキル面というものは最優先項目ではありません。

重要なことは、
  1. レスポンスの速さ
  2. 正確なコミュニケーション
です。

ではそれぞれについて説明します。

1.レスポンスの速さ

最近では同じ空間で共同作業をすることが減り、インターネットを介して繋がり、チャットやメールを使ってやり取りをすることが増えてきました。私が最も利用しているのは、Facebook Messengerです。
このような環境下においては、返事が5分後に返ってくるのか、1時間後に返ってくるのか、1日後に返ってくるのかで、仕事の進み具合が全く違ってきます。

ちなみに私の場合は、今は仕事を依頼する側になることが殆どですが、着席中は常にMacでFacebook Messengerを立ち上げ、移動中もiPhoneを立ち上げてメールやチャットのチェックをしています。

ちなみに、チャットのツールとしてはFacebook Messenger以外にもSkypeやChatworkなど様々な手段がありますが、いろいろと試行錯誤した結果、Facebook MessengerとSkypeを併用している感じです。Skypeは既読確認ができないので、最近は特にFacebook Messengerを使うことが増えてきました。

詳しい理由についてはまた別の機会に紹介したいと思います。

2.正確なコミュニケーション

依頼者の方の要望を、いかに正確に把握して、求められたものを返せるか、ということになります。

例えば、あなたが依頼人からある情報の整理を求められた時に、その方がその情報を
  • セミナーの資料に使いたいのか?
  • メルマガで配信したいのか?
  • SNSで投稿したいのか?
といった目的によって、成果物のファイル形式や文章の書き方などが変わってきます。

理想を言えば、あなたが提出した成果物を、依頼主が手を加えることなくそのまま使える、という状態です。

例えば、メルマガで配信するための情報であれば、あなたが提出した成果物を、依頼人がコピペするだけでメルマガに掲載できる。

こういう提出の仕方ができれば、依頼人にとても感謝され、仕事はリピートし、一生食べるのには困らなくなるでしょう。

これが私の仕事観における『デキる人』です。ただ単にスキルが高い人のことを差すのではなく、依頼人の要望を正確に捉え、求められたものを求められた形で提供できる人です。

実はクオリティーが高すぎても良くない?

実はクオリティーが必要以上に高すぎてもダメな場合が多いのです。高いクオリティーの成果物を作ろうと思えば、それだけ時間を割く必要があります。依頼人がそこまで求めていないのに、必要以上に時間をかけてしまっては、最終的にはそれがコストとして依頼人に跳ね返ってくるからです。

例えば、依頼人からExcelで何らかの集計表を作成するよう求められたとして、それが依頼人が自分自身で確認するための目的であれば、表の項目の背景を色付けしたり凝る必要はありませんが、依頼人が会議に提出資料となればまた話は別です。

ゴルフに置き換えて考えると、ドライバーを思いっきり振ってボールを飛ばしすぎてもダメなように、適切な力加減でホールインワンを狙う必要があります。

一発でホールインワンが難しい場合は、3回ぐらいで狙えるように、途中で確認しながら進めていくと良いでしょう。

これを実践するために重要な要素は、『先読み』です。常に依頼人が次にやろうとしていることを先読みするのです。

最初のうちは、依頼人がどういうことをしている方なのか、わからないので先読みしにくいと思います。そのため、その人をFacebookでフォローしたり、その人のメルマガを読んだりして、依頼人のことを理解すると良いでしょう。そして、常に『先読み』することができるようになれば、依頼人をサポートする立場として最幸の仕事ができるようになると思います。

私も過去に一緒に仕事をさせて頂いた上司や師事していた師匠がいましたが、常に彼らの行動や考えを先読みし、自分のアウトプットに活かしていました。
もちろん、最初から完璧にこなすことはできませんが、これを意識していれば次第にできるようになり、最後には『阿吽の呼吸』の領域にまで達することができます。

依頼人の意図がわからない場合は、ただ確認すれば良いだけです。これなら簡単ですよね?
あなたも今日からぜひチャレンジしてみてくださいね。

LINEで送る
Pocket

ぜひコメントをお寄せ下さい!

『5つの好き』を実現するための方法論とは?

1.好きな時に(=時間の自由)
2.好きな場所で(=場所の自由)
3.好きなことを(=仕事の自由)
4.好きな人と(=仲間の自由)
5.好きな人のために(=顧客の自由)

という5つの好き(LIKE)を実現させ、充実した人生を送るためのメッセージを発信しています。

メルマガの詳細を見る

SNSでもご購読できます。

平城寿をFacebookでフォローできます!