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エンジニア視点で斬る!Gmail活用のメリット

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私はほんの数ヶ月前までは、『Gmailのようなフリーメールは、ビジネスでは用いるべきではない』と考えていました。
エンジニア的には、しっかりとやるのであれば専用のメールサーバを立てて、独自ドメインで運用すべき、という考え方でした。
ところがとあることがきっかけで、Gmailへの移行を検討するようになり、
Gmailを触りだした途端、その本来の性能・魅力を実感することになりました。
数年前までは、まだまだ使えたものではない感じでしたが、今なら協力にお薦めしたいと思います。
その理由について解説をしていきますが、まず始めにGmailで特徴的な概念について説明をします。
Gmailの特徴として、『フォルダ』が『ラベル』という概念に置き換わっています。
フォルダは1つのメールは1つのフォルダにしか存在しませんが、
ラベルという概念は、1つのメールが複数のラベルと関連づけられるようになっています。
これが何の意味を持つかについては、使い方次第なのですが、
例えば、Aさんという方から来たメールをグルーピングするために『Aさんより』というラベルを一連のメールに関連づけ、さらに特定のプロジェクトに関するメールをグルーピングするために『○○プロジェクト』というラベルを一連のメールに関連づけたとします。
すると、Aさんから来たメールで、○○プロジェクトに関するメールは、両方のラベルに関連づけられているため、どちおグループ内にも存在することになります。
もちろん、従来のフォルダ分けのように、1つのラベルに対して1つのメールしか割り当てない使い方もできます。
もう1つ、Gmailの特徴として『アーカイブ』という概念があります。
ちょっとメールを検索して頂くと実感できると思いますが、
Gmailの検索速度、検索精度は非常に高い性能を持っており、
そのため、『本来、いちいちフォルダ分けやラベリングは必要ないでしょ?』というのがGoogleの考え方なのです。
確かに、従来のフォルダ分けはきちんと整理されているかのように感じますが実際にはフォルダへの移動を間違えていて全く別のフォルダに入っていたりするため、最終的にはメールを検索するケースが多いと思います。
また、フォルダ分けはあまり細かくなりすぎると、1つのメールをどのフォルダに入れるべきか悩みますし、使っているうちに、フォルダ構成を変えたくなる時もあります。
結局のところ、管理するメールのボリュームが多ければ多い程、多くのフォルダ分けは意味の無いものとなってしまいます。
私は仕事柄、20個以上のメールアカウントを管理しており、1つのメールアカウント内のフォルダ数は多いもので50個近くなっている状況でした。
自分の行動をよく振り返って見ると、フォルダの数が増えていくにつれ、画面をスクロールしながらフォルダを辿って必要なメールを探すアクションよりも、検索をしてメールを探しているアクションの方が多いことに気がつきました。
そこで、私は1大決心をして、本当に最低限必要なフォルダ以外は削除することにしました。
Gmailに移行後は、1つのメールアカウント内のラベルは多くても20個以内に抑えられ、少ないものは受信トレイとアーカイブフォルダのみの構成となりました。
ここで『アーカイブフォルダ』とは何かというと、受信トレイに入っているもの以外の全てのメールが入っているフォルダのことです。
新しいメールが届くとまず最初に受信トレイに入りますが、それを読み終わって用が無くなると、そのメールを『アーカイブ』という処理を行うことで受信トレイから非表示にします。
メールソフトを使って自分自身のTodo管理をされている方は少なくないと思いますが、
受信トレイを常に空になるようにすることで、達成感を味わうことができ、非常に気持ちがすっきりします。
私はこの手法はGmailに移行する前から使っていましたが、Gmailに移行して、うんざりするようなフォルダ群を見ることがなくなったので、非常に気が楽になったのは新しい大きな発見でした。
もう1つ大きなメリットがありました。
それはメールを送信する時。
通常のメールクライアントを使っていると、メールの送信ボタンを押してから送信が完了するまでに、最低でも数秒、またサーバへの接続状況が悪いと1分以上かかることがあります。
ところがGmailは一瞬で完了します。これは、実際には送信が完了するタイミングはもっと後なのですが、GmailのWEBインターフェースがそれをカバーしてくれていて、送信ボタンを押した後にすぐに送信完了画面へ切り替えてくれ、利用者は次がアクションを行う最中にバックグラウンドでメールを送信してくれているからです。
また、検索の速度が速いのはもちろんですが、基本的にメールのデータはGmailサーバ内にあり、
自分自身のパソコンの中にはその一部しかダウンロードされていないため、
パソコン側のCPUへの負担が少なく、快適にパソコンを操作することができます。
また、これは私が海外に居る時に気づいたのですが、ベトナムの空港からメールにアクセスしていた時のこと。
当時私は日本国内のデータセンターにメールサーバを借りていたので、メールを読みに行くには当然、ベトナムから日本までアクセスをする必要があります。
ベトナムから日本までの通信は非常に遅く、送受信には非常に時間がかかりました。
ベトナムのネット回線そのものはそれほど遅くないのですが、
ベトナムー日本間の回線のバックボーンが弱いのでしょう。
そんな時、私の隣でGmailを使っている方の画面を見ると、なんとサクサクと軽快に動いているではありませんか!
その方も日本人なので、Gmailのメールサーバも日本にあるのでは?と思っていましたが、
これは私の想像ですが、同じ人のメールのデータが世界中のサーバに蓄積されていて、
アクセスした地域から最も近いメールサーバを見に行っているのでは、と思いました。
とにかく、世界中どこにいても、同じように快適に使えるのは、私のようなノマド愛好者にとっては
非常に大きなメリットでした。
そんなGmailですが、下記のようなデメリットというか、使ううえで考慮すべき点があります。
・無料で利用できる容量が7GBである
・独自ドメインで利用するための設定が別途必要である
・複数のメールアカウントを横断検索できない
・WEBインターフェースの見た目が多少抵抗がある
・万が一Gmailがダウンしたら、メールが読み書きできない?(過去にダウンしたことがある模様)
これらを解決する方法を私なりに研究し、ついに最強のメーラーとして活用するためのベストな構成を見つけ出すことができました。
この点ついては、また日をあらためてご紹介したいと思います。
私はほんの数ヶ月前までは、『Gmailのようなフリーメールは、ビジネスでは用いるべきではない』と考えていました。
エンジニア的には、しっかりとやるのであれば専用のメールサーバを立てて、独自ドメインで運用すべき、という考え方でした。
ところがとあることがきっかけで、Gmailへの移行を検討するようになり、Gmailを触りだした途端、その本来の性能・魅力を実感することになりました。
数年前までは、まだまだ使えたものではない感じでしたが、今なら協力にお薦めしたいと思います。
その理由について解説をしていきますが、まず始めにGmailで特徴的な概念について説明をします。
Gmailの特徴として、『フォルダ』が『ラベル』という概念に置き換わっています。フォルダは1つのメールは1つのフォルダにしか存在しませんが、ラベルという概念は、1つのメールが複数のラベルと関連づけられるようになっています。
これが何の意味を持つかについては、使い方次第なのですが、
例えば、Aさんという方から来たメールをグルーピングするために『Aさんより』というラベルを一連のメールに関連づけ、さらに特定のプロジェクトに関するメールをグルーピングするために『○○プロジェクト』というラベルを一連のメールに関連づけたとします。
すると、Aさんから来たメールで、○○プロジェクトに関するメールは、両方のラベルに関連づけられているため、どちおグループ内にも存在することになります。
もちろん、従来のフォルダ分けのように、1つのラベルに対して1つのメールしか割り当てない使い方もできます。
もう1つ、Gmailの特徴として『アーカイブ』という概念があります。ちょっとメールを検索して頂くと実感できると思いますが、Gmailの検索速度、検索精度は非常に高い性能を持っており、そのため、『本来、いちいちフォルダ分けやラベリングは必要ないでしょ?』というのがGoogleの考え方なのです。
確かに、従来のフォルダ分けはきちんと整理されているかのように感じますが実際にはフォルダへの移動を間違えていて全く別のフォルダに入っていたりするため、最終的にはメールを検索するケースが多いと思います。
また、フォルダ分けはあまり細かくなりすぎると、1つのメールをどのフォルダに入れるべきか悩みますし、使っているうちに、フォルダ構成を変えたくなる時もあります。
結局のところ、管理するメールのボリュームが多ければ多い程、多くのフォルダ分けは意味の無いものとなってしまいます。
私は仕事柄、20個以上のメールアカウントを管理しており、1つのメールアカウント内のフォルダ数は多いもので50個近くなっている状況でした。
自分の行動をよく振り返って見ると、フォルダの数が増えていくにつれ、画面をスクロールしながらフォルダを辿って必要なメールを探すアクションよりも、検索をしてメールを探しているアクションの方が多いことに気がつきました。
そこで、私は1大決心をして、本当に最低限必要なフォルダ以外は削除することにしました。
Gmailに移行後は、1つのメールアカウント内のラベルは多くても20個以内に抑えられ、少ないものは受信トレイとアーカイブフォルダのみの構成となりました。
ここで『アーカイブフォルダ』とは何かというと、受信トレイに入っているもの以外の全てのメールが入っているフォルダのことです。
新しいメールが届くとまず最初に受信トレイに入りますが、それを読み終わって用が無くなると、そのメールを『アーカイブ』という処理を行うことで受信トレイから非表示にします。
メールソフトを使って自分自身のTodo管理をされている方は少なくないと思いますが、受信トレイを常に空になるようにすることで、達成感を味わうことができ、非常に気持ちがすっきりします。
私はこの手法はGmailに移行する前から使っていましたが、Gmailに移行して、うんざりするようなフォルダ群を見ることがなくなったので、非常に気が楽になったのは新しい大きな発見でした。
もう1つ大きなメリットがありました。
それはメールを送信する時。
通常のメールクライアントを使っていると、メールの送信ボタンを押してから送信が完了するまでに、最低でも数秒、またサーバへの接続状況が悪いと1分以上かかることがあります。
ところがGmailは一瞬で完了します。これは、実際には送信が完了するタイミングはもっと後なのですが、GmailのWEBインターフェースがそれをカバーしてくれていて、送信ボタンを押した後にすぐに送信完了画面へ切り替えてくれ、利用者は次がアクションを行う最中にバックグラウンドでメールを送信してくれているからです。
また、検索の速度が速いのはもちろんですが、基本的にメールのデータはGmailサーバ内にあり、自分自身のパソコンの中にはその一部しかダウンロードされていないため、パソコン側のCPUへの負担が少なく、快適にパソコンを操作することができます。
また、これは私が海外に居る時に気づいたのですが、ベトナムの空港からメールにアクセスしていた時のこと。当時私は日本国内のデータセンターにメールサーバを借りていたので、メールを読みに行くには当然、ベトナムから日本までアクセスをする必要があります。
ベトナムから日本までの通信は非常に遅く、送受信には非常に時間がかかりました。
ベトナムのネット回線そのものはそれほど遅くないのですが、ベトナムー日本間の回線のバックボーンが弱いのでしょう。
そんな時、私の隣でGmailを使っている方の画面を見ると、なんとサクサクと軽快に動いているではありませんか!
その方も日本人なので、Gmailのメールサーバも日本にあるのでは?と思っていましたが、これは私の想像ですが、同じ人のメールのデータが世界中のサーバに蓄積されていて、アクセスした地域から最も近いメールサーバを見に行っているのでは、と思いました。
とにかく、世界中どこにいても、同じように快適に使えるのは、私のようなノマド愛好者にとっては非常に大きなメリットでした。

そんなGmailですが、下記のようなデメリットというか、使ううえで考慮すべき点があります。
・無料で利用できる容量が7GBである・独自ドメインで利用するための設定が別途必要である・複数のメールアカウントを横断検索できない・WEBインターフェースの見た目が多少抵抗がある・万が一Gmailがダウンしたら、メールが読み書きできない?(過去にダウンしたことがある模様)
これらを解決する方法を私なりに研究し、ついに最強のメーラーとして活用するためのベストな構成を見つけ出すことができました。
この点ついては、また日をあらためてご紹介したいと思います。

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  • この記事を書いた人

平城 寿 Hirajo Hisashi

宮崎出身のナナロク世代。@SOHO創業 ⇒ 国内No.1達成 ⇒ 海外ノマドを経て、『IT』と『ビジネス』を武器に、組織にとらわれずに生きていける人を育成する活動をしています。

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